実例

いち早い物件情報の入手が大満足の移転のポイント

ほぼ創業と共に25 年間、慣れ親しんだ旧オフィスから、今の新オフィスに移転を完了した株式会社テンパル。

移転を決めた最大の理由は、要員増によるスペースの不足と、ビルの老朽化だった。OA 機器の増加などに伴い、電気の容量不足などが悩みの種だったという。

「大家さんもいろいろと手を尽くしてくれていたのですが、ヒーターなどを追加で使ったりすると電源が落ちてしまうようなこともありました。」というのは、移転の責任者であった丸山隆夫常務取締役。

業務拡張にしたがって隣のビルに分室をもうけていた為、オフィスは2軒に分かれてもいた。隣のビルの部署に行くには、一旦ビルの外に出なくては行けない。社内のコミュニケーションの面で問題を感じていた。移転の必要性を感じながら、なかなか踏み切れなかったのは、近所に広い物件が少なかったから。

旧オフィスは2軒合わせて170 坪。最低でも200 坪は必要だった。しかもワンフロアで小規模ビルの多い高田馬場近辺で見つけるのは難しかった。他のエリアへの移転は、社員の通勤の脚を考えると難しいと思った。社員に負担をかけない移転という観点からは、ムリのない沿線で探したい。しかし物件はない。3 〜4 年にわたって懸案事項として社内外で話し合い、半ば諦めかけていたところに、付き合いのある銀行から紹介された株式会社ビルディング企画から、今の物件が空きそうだという最新情報が入った。

「私も前から、移転するならここかなと目をつけていたビルでしたからグッドタイミングだと。ビルディング企画の担当者が精力的に動いてくれまして、目白、早稲田とあわせて3ヶ所を見て、今の高田馬場の物件に決めました」という。

必要なスペースの確保が業務を効率化させる

物件選定の優先順位は(1)スペース、(2)エリア、(3)賃料の順だった。
まずスペースは200 坪以上でワンフロア。これは214 坪なのでクリア。エリアは社員の通勤を考慮し、負担のないエリア。高田馬場駅を挟んで反対側という近さでこちらもクリア。
賃料は坪2万円以下。まさに理想的な条件に、情報入手から2ヶ月後には契約にこぎ着けた。

物件選定の優先順位:1位 スペース 2位 エリア 3位 賃料

必要最低限の設備を整えた、シンプルで機能的なレイアウト。程よい広さがいい距離感を演出してくれそう。壁の経営理念が、会議に挑む社員の意識をひとつにしてくれるはず

見通しのよさと独立性を同時に実現

実際の移転の準備に入ったのは契約から2ヵ月後。建築関係の会社のため、図面を引いたりはお手の物。レイアウトなどを担当したのは、宮本明取締役設計開発本部長。「通常の業務がある中でやるのは大変だったでしょう」と気遣う丸山常務に、自分たちのオフィスなので、納得のいくようにと精力的に動いたという。

「まずは職場の狭さを改善することを第一に、どうレイアウトすればスペースに収まるか、部署ごとの交流、動線、交流スペースなどを考えて、レイアウトパターンをいくつかつくって検討しました。

旧オフィスはレイアウトがどうこう以前に、ぎゅうぎゅうで、しかも2軒に分かれていましたから、それに比べたら遥かにレイアウトしやすかったですね」(宮本取締役)。

社長からは「パーティションで細かく仕切るのはやめてほしい。全体が見渡せるレイアウトにしたい」という要望が伝えられていた。

宮本さんが苦心したのは、仕切りなしの中で部署ごとの独立性を確保すること。営業部門は当然、午前中は電話がひっきりなしにかかってくる。話し声が絶えず、じっくり図面を引く開発の部署などにとってはやりにくい。そこで考えたのが、少しでも距離感を持たせる工夫。具体的にはローパーティションを二重に入れるなどで、ぱっと見渡せて風通しのいい環境ながら、部署ごとの独立性もある程度確保することができた。

原状回復もワンストップで完了

オフィス家具、什器などに関しては、一部のキャビネットを除いてすべて新調した。「せっかくお金とエネルギーをかけて心機一転、新しいオフィスで什器が古くてはもったいない。とはいえ欲を言えばキリがありませんし、コストも大事です。これはオフィス企画の担当者の方からカタログで提案いただき、華美にならない程度でオーソドックスなラインナップを選びました」

移転して変わったのはセキュリティ。以前は自由に社内まで誰でも入ってこれたのが、カードキーでの認証に変わった。これは企画ビルディングの提案で、実用的でコストパフォーマンスがいい海外メーカーのシステムを導入した結果。セキュリティの導入は、防犯や機密保持に関する社員の意識を変える契機にもなったという。

また、エントランスの脇に使いやすい打ち合わせスペースを作ったことにより、打ち合わせや電話で話している内容、社内の連絡版の行き先の書き込みなどを訪問客に知られてしまうという、営業上の弊害もなくなった。

「ビルディング企画、オフィス企画、企画ビルディングの連携で、移転が非常にスムーズに完了してありがたく思っています。契約上のトラブルになりがちな、退去するビルの原状回復も、『ビル指定の業者に頼まなければいけない、しかも期間はこちらの希望より長くかかる』と言われて困っていたのを、企画ビルディングの担当者は、やるといってくれて、きちんと期日で完了してくれました」

移転後、朝礼で「いい環境に移ったので、いっそうがんばりたい」と決意を語る社員も多かったとか。移転成功はテンパルの社業をなおいっそう飛躍させる契機となるはず。

  • わかりやすく清潔感があり、入りやすいムードを漂わせるエントランス。自社商品の大きなバナーが目を引く。訪問客が案内を待つ少しのあいだに、テンパルの商材についての理解が深まる効果がある
  • エントランスの脇にはパーティションで仕切られた打ち合わせスペースが並ぶ。オフィス内に入らず話ができるので、静かな環境で落ち着いて話せると同時に、秘密保持の面でも有効
  • オフィスの隅に設けられた喫煙スペース。旧オフィスでは煙が漏れるという苦情があったが、こちらは完全密閉で安心。清浄機も備えられているから、喫煙者にも快適な空間に

取材協力

株式会社テンパル 取締役 設計開発本部長

宮本 明 様


「今環境対策にも積極的に取り組んでいます。昼休みは、受付を除いて全フロアが消灯します。

NO残業デーも設けて、全社的に意識が高まっています。」

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