実例

いち早い物件情報の入手が大満足の移転のポイント

最近広告界では、“ケータイプロモーション”という言葉がトレンドだ。それはピーシーフェーズの企業活動とも連動する。
同社は、1998年の創業以来、携帯電話の普及率を見越し、携帯電話を使ったさまざまな先進的ソリューションを構築して実績を築いてきた。
そんな同社が、昨年思い切って発祥の地である大阪支店を閉鎖、すべての機能をビジネスの中心である東京本社へと拠点集約した。そのため東京本社では、改めて人員補充を行ったのだが、それまで15人だった社員数がいきなり30人以上に増えてしまった。「その時は一つのフロアの半分、約60坪を賃借していましたが、一つしかない会議室はいつも取り合い状態になり、デスクを割り当てられず共同の作業スペースで執務するスタッフも出てきました。広いオフィスへの移転は待ったなしの状態でした」と振り返るのは、管理部経営企画室マネージャーの島田善教氏だ。「同じフロアのもう半分のスペースが空いていたので、賃料値下げ交渉とともに新たにもう半分のフロアを借りる交渉もしました。そのフロアは、契約したのがリーマンショック以前だったため、いまの相場に照らし合わせてみるとかなり高い賃料で契約していたのです。しかし、そのビルオーナーが強気だったため交渉はうまく行きませんでした」そこで“移転”の二文字が浮上した。

全ての機能を東京本社へ 待ったなしの移転計画

外から日差しが入る、広々とした会議室。エントランスと執務室の間にあるので、外部の人もスムーズに案内できる。ガラス張りなので、誰が使っているかも一目瞭然で使い勝手がいい

渋谷駅徒歩圏で120坪以上フリーレントも必須

「まず、一番肝心なスペースは、以前のスペースの倍に当たる120坪以上を目安にしました。立地は、社員の希望で以前同様に渋谷駅から徒歩圏で探すことに決定しました。成約条件は以前の賃料から1万円以上下げて、さらに一定期間のフリーレントも要望に盛り込みました。オフィスを退去する場合、半年前通知が必要だったので、ダブって賃料を支払う期間が生じないようにフリーレントは必須条件でした。場所を“渋谷”にこだわったのは、移転によって通勤面でスタッフに不便をかけたくなかったからです。社長は“恵比寿”がよいと言っていましたが(笑)」
具体的にオフィス探しはどうするか、となった時、すぐに頭に浮かんだのが前回も仲介をしてもらった業者だった。「ビル仲介からオフィスづくり、移転に至るすべてをグループでサポートしてくれました。こちらが本業を優先しながらでもしっかり移転準備ができるというところがよかったので、迷わずお願いしました。そして、どんな難しい要望でも、なんとかしようと努力してくれるところも信頼できた」という島田氏。
結局、物件選びは島田氏が社長のこだわりを聞き、それを業者に伝え、物件を紹介してもらうという形で進んだ。社長のこだわりは、.┘鵐肇薀鵐垢開放的であること∈慮がよくて明るいトイレなどの共用部分が清潔で美しいこと、など。「結構たくさん物件を見ましたよ。ビルに入った時の最初の印象から、エレベータの稼働数、トイレの数とか細かいところまでチェックして絞り込みました。
このビルは、決して新しくはないのですが、しっかりリニューアルをかけていて、グリッド天井を採用しているなど、設備やスペックが最新鋭であることが決め手となりました。階数も6階で、広さも1フロア140坪と十分でした」 島田氏は、この移転で今のオフィスマーケットは賃料交渉には有利な借り手市場だと感じたという。「仲介の担当者が粘り強くオーナー側と交渉してくれたこともありますが、最終的には坪単価が予想より安価な条件で契約できました。それにはコストにシビアな社長にもインパクトが大きかったようでした。その上、こちらの要望であったフリーレントにも快く応じてもらえました」他の1社と競合となったが、その会社がさらに厳しい条件を上乗せしてきたため、こちらにポンと決めてくれたとか。いくら借り手市場といっても大事なのは落としどころだ。
今年2月、平成22年2月22日という2ばかり重なるゾロ目の日に、満を持すようにJR渋谷駅新南口徒歩3分のオフィスから、JR渋谷駅徒歩10分の今のオフィスに無事移転した。移転後の社員の唯一の不満としては「コンビニが少し遠くなった(笑)」ということらしい。

島を簡単に増設できるLANや電源の設備も完備

オフィスづくりに当たっては、殆どを委託業者に任せた。正式に契約したのが昨年12月下旬だから、2月まであまり時間もなく、大忙しの毎日だっただろうと思われがちだが、「委託業者が頑張ってくれたおかげ」と島田氏は言う。
「こちらでやったのは移転の挨拶状や名刺、ノベルティ作成くらいで、それ以外は細かいことも含め、全部委託業者にお任せしました。年末最終営業日に家具メーカーのショールームを社長と見学、年始第一週目に見積りを持ってきてもらい、1月20日からの工事スケジュールが決まりました」
希望は「会議室が3つ欲しい」ことと「執務室をいつでも増員できるようにしておきたい」こと。担当者の工夫で、会議室は明るさを考慮してガラスのパーティションを採用、執務室はフリーアドレスに近い座席配置で全体を見える化し、事務・営業、制作・開発を大きく2つのゾーンに分けて配置し、その中間にすぐ集まれるようなちょっとした打ち合わせスペースを作った。
「さすがに広いです。まだスペースに余裕がある分は、増員したときに最小限の工事でレイアウトができるように、予めLANや電源の設備を整えました」
これには移転前の昨年5月、デスクを増設するだけのレイアウト変更に100万円前後の経費がかかった経験が活かされている。基本的に什器は以前使用していたものを再利用した。足りないところだけ、デザインを合わせて買い足すなどした。
予算との兼ね合いの中、費用をかけたのはエントランスだ。クリエイティブな事業体としての会社のブランディングはもちろんだが、こんな会社で働いているんだというスタッフのモチベーション向上も図りたい、という思いがあった。
だから開放的で美しいエントランスは不可欠だった。そこで難しかったのが、以前のオフィスでも使用していた、エントランスに置く予定のポップな色目のソファーセットだった。ワークスペースは、白を基調とした中にドアなど部分的にシックな木目調を採り入れている。エントランスもその延長線上の統一感がほしい。しかしそのまま配置をしてしまうと、ソファーのポップな色目が逆に浮いてしまって台無しになる。そこでどうしたらよいか、担当の委託業者が知恵を絞ってくれた。床の一部に大理石を思わせるようなゴージャスな質感のビニールシートを円形に敷き、その上にソファーセットを置いた。さらに、丸いエッジに沿って植物を配置していき、その外郭のスペースに、可愛いフォルムの小さなイスを無造作に配置し、訪れた人が気軽に座れるスペースをつくった。これでオシャレな演出が完成した。
「最初は、どれくらい費用がかかるのだろうとヒヤヒヤしましたが、担当者がオフィス家具・什器メーカーとも交渉してくれて、予算内で収まりました。プロとして“いいオフィスを作りたい”という気持ちが伝わってきて嬉しかったですね」
まだお祝いの花が咲き誇るエントランス。訪れる人だけでなくスタッフにも優しくエールを送っているように見えた。

  • シックな木目の床と、ポップなデザインのカラフルなインテリアとを融合させるにはどうしたらよいか。知恵を絞った結論は、一見大理石風の白い床材の演出だ
  • まだスペースに余裕のあるオフィス。増員を見越して、あらかじめ増設がスムーズにできるように設備を施した
  • 中央にある打ち合わせスペースはすぐに集まれるコミュニケーションの場として活躍。ちょっとしたミーティングにも最適だ

取材協力

ピーシーフェーズ株式会社 管理部 経営企画室 マネージャー

島田 善教 様


「デザインも手がけている会社ですので、やはりエントランスの印象には力を入れました。
ガラス張りで仕切られた会議室も、それぞれのカラーと明るさを確保できて、満足です。」

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