実例

フロアの見える化を実現し、すっきりとしたワークスペースを実現

首都東京の代表的なビジネス街を結ぶ東京メトロ丸の内線中野坂上駅から地下で直結している中野ハーモニータワー。その4階に今年8月無事移転を終了した三菱マテリアル不動産株式会社のオフィスがある。創業が1950年(昭和25年)という不動産賃貸業の老舗だ。
その前は、秋葉原駅から歩いて7〜8分という台東区のオフィスに本社機能を置いていた。

「以前のオフィスはビルの6階にありました。面積は約113坪で、今回の移転面積とそんなに変わりませんでしたが、フロア内に柱があり、オフィスレイアウトが分断された形になっていて、もう少しスッキリしたいとずっと思っていました。またオフィスのカタチも、両サイドに役員室や会議室を設けたため少し変形ぎみの縦長となり、動線も悪く、業務効率を阻害する要因ともなっていました。なんとか、オフィスの環境改善ができないものか、という思いはずっとありました」
と話すのは、同社サービス部長の石川光一氏だ。

そんな時だった、アメリカでリーマンショックが起きた。日本も過大な影響を受け、都内オフィスビルの空室率が高騰するという現象が起きた。

「このオフィスビルは、4階フロアが自社所有物件なんです。これまではすべて賃貸に出していたのですが、リーマンショック以降一部テナントが退去してしまい、空室状態となっていました。そこで、この空室を有効活用して私たちのオフィス改善に繋げられないかというプランが浮上しました。会社がちょうど創業60周年の節目に当たることもあり、新しい企業ブランディングを起ち上げていくためにも思い切って移転をしようということに決まりました」という。

移転の日程は今年7月末と決められた。そこで、3月頃から本格的にプロジェクトチームを結成して移転準備をスタートした。

フロアの見える化を実現し、すっきりとしたワークスペースを実現

応接セットが置かれた社長室。こちらも黒を基調にモノトーンとホワイトをバランスよく組み合わせ上品にすっきりとまとまった

6人体制のプロジェクトチーム7月移転に向け始動!

「プロジェクトチームの編成は、総務から女性1人を含む4人を選び、このフロアの物件担当者1人を入れて全部で6人体制としました。移転人員は30名です。 2週間に1回くらいのペースで会議を重ね、アイデアなどを出し合って移転計画を進めました。メンバーに女性を入れたのは、パントリー(食器室)などのレイアウトで女性の意見を尊重するためです」

最も悩んだのはオフィスレイアウトだ。以前のようにオフィス内に視界を遮る柱はなかったが、やはりワークスペースは明るく動きやすくしたいという思いがあり、家具・什器の配置など、いくつかリクエストを出した。具体的には、図面での提案をもらいそれに要望や意見を加えて修正してもらうというやり方で、修正は10回を数えたという。

「今回のオフィスづくりでは、以前の移転の時もお願いした委託業者にオフィスレイアウトをお願いしました。非常に丁寧な対応をしてもらったことが印象にあり信頼できると感じたためです。なかなか言葉にならない私たちの細かい要望までしっかり受け止めてくれました。私たちは 書類を扱う職種柄、書庫や書類棚がどうしても多くなります。社員が事務所で働く際に、書棚などで圧迫感が感じられないよう配慮したレイアウトですっきりまとめてもらいました。限られたスペースの中で会議室の配置、書棚の向きなども、何回も検討し直すなど、委託業者には、負担を強いることになりましたが、常に涼しい顔で本当にしっかり仕事をしてもらったと思います」

会議室、応接スペースの工夫で広々としたワークスペースを確保

限られたスペースを要望に沿ってゾーニングしていくと、オフィス面積がいくらあっても足りないと感じてくる。そんな時工夫次第で狭いスペースが広く使える レイアウトが生きてくる。工夫したのが会議室だ。スペースも広く欲しい、さらに部屋数も欲しい、そんな要望を満たすため考え出したのが可動式間仕切りを使った会議室。普段は二つの会議室を分けるパーティションとなっている間仕切りを動かし収納すると、会議室が繋がって大会議室に変わるというものだ。

また、大切な来客を迎える応接スペースはどうするか、ということで悩んでいると、「社長室に応接スペースを設けてはどうか」という社長の意向が伝わってきた。

そこで、社長室の中に応接セットを入れ、上品な応接スペースができた。さらに会議室をすべて壁側に配置することで、ワークスペースは、外光の入る窓側となり、パーティションを置かず、デスクと事務用キャビネットを併用して均一の島型のデスク配置を採用。効率よく事務処理ができ、フロア中を見通せる明るい雰囲気のワークスペースが誕生した。

見える化したエントランス人との信頼関係が心地よく映る

一番注目したい場所はエントランスだ。エントランスに入り最初に目に入るのは、正面の透明なガラスの向こうに広がるワークスペースと、そのフロアの向こうの窓 から見渡せる中野坂上山手通りの風景だ。このところ、セキュリティの関係などから、エントランスとワークスペースを分断し、エントランスからは内部が見えないよ うになっているオフィスが多い中、すべてが見渡せてしまえるエントランスに、訪れた人が驚く場合も多々あるという。開放感たっぷりで、気持ちがいいと好評だ。

「不動産会社として、社内を始めいろんなものをお客さまに見えるようにするユーザーへの"見える化"も大事だと思っています。以前は、ワークスペースからエントランスはほとんど見えませんでしたから、受付にお客さまがいらしても、すぐには分かりませんでした。ここなら私たちも、どんなお客様が来られたかすぐに分かります。だから、お客様を待たせることも少なくなりました。対応が早くなりました」

秋葉原から中野坂上という、かなり距離のある移転に関して、社員の反応はどうかと言えば、
「最初は、通勤が遠くなる社員が多いかなと心配になりましたが、実際に移転してみたら、逆に近くなったという人の方が多かったですね。しかも以前は、駅から徒歩7〜8分の距離が、けっこう遠く感じられ毎日の通勤が大変という人もいましたが、今は駅直結なので、雨の日でも傘要らずで、とても便利になった、という 人が多いです」
飲食店などの周辺環境も評判が良い理由の一つだ。

「以前ですと、お昼はお弁当を買って社内で食べるという人も多かったのですが、今はビルの規模も大きくなったせいか、ハーモニースクエア(店舗部分)が地下でつながっており、レストランなどの飲食店も充実しています。お昼にそういう店を利用して気持ちをリフレッシュする人も増えました」

また、同じビルの中には貸しホール、貸し会議室などもあるので、あえてそういうスペースをオフィス内に設けなくてもよいという利点も効率的だ。イベントやさらに大きな会議の時など必要なときだけ借りればスペースのムダが省けてよいという。

「ここまで委託業者にしっかりレイアウトして頂くと、業務効率も上がってくるように感じます。皆新しい気持ちで業務に取り組めると評判がよいです。家具・什器は殆ど以前のオフィスから持ってきたものを使用しているにも関わらず、こんなにすっきり収まりました。このフロアは、窓が大きいのが特徴ですが、オフィス環境としても明るく透明感があってよいですね。自社物件ながらよいオフィススペースだなあと自画自賛しています」

創立60周年の節目の移転は大成功といえそうだ。

  • 用途によっては大会議室に変化す会議室の一つ。左側の白い間仕切りが可動式になっており、普段は隣の会議室とのパーティション替わりとして使用されている
  • デスク配置も部署の人数などにこだわらず、なるべく均等なスクエア型に配置し、レイアウト効率を上げている
  • オフィスの空きスペースを利用してミーティング用テーブルを置いた。ちょっとした打ち合わせなど、皆が集まる多目的スペースになった

取材協力

三菱マテリアル不動産株式会社 サービス事業部 サービス部長

石川 光一 様


「自社物件ながら、よいスペースだなあと自画自賛しています」

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