実例

総勢約1200人、3ヶ月の準備期間で3拠点を集約する大規模移転!

1996年、時代とともに進化する“食のトータルサイト”を事業コンセプトに、インターネットでグルメ情報サービスの提供を開始した「株式会社ぐるなび」。
飲食店の情報を、飲食店自身が管理画面を利用して情報発信を行うという画期的ビジネスモデルを創出した。これにより、それまで利用者が口コミや雑誌などから入手するのが主流だった飲食店情報が、 “インターネット検索”へと大きくシフトしていくきっかけとなった。
現在、総掲載店舗数約50万店、月間アクセス数8億6000万ページビュー、全国会員数754万人を超え、外食産業のネットワークとしては、日本最大級のメガサイトとなっている。
昨年(2010年)9月、同社は、千代田区内にあった3ヵ所のオフィスを、同区有楽町にある東宝日比谷ビル(日比谷シャンテ)へ集約する移転を行った。社員総数約1200人という大規模な移転に、多くの注目が集まった。

総勢約1200人、3ヶ月の準備期間で3拠点を集約する大規模移転!

会議室は主にお客様との商談に使われるが、6〜8人用会議室は常に予約でいっぱいだ


移転時には、新たに資料用の倉庫を借り、フロアはペーパーレス化を推進し、オフィス周りをすっきりした。社員はフリーアドレス用の大机に自席を持つ

移転プロジェクトト始動「5つの移転目的」

“飲食店のサポーター”を自認する株式会社ぐるなびは、創業以来、インターネットの専門サイトによる飲食店支援に加え、1000人を超える営業部隊が、実際に飲食店と深く関わり顧客支援を行っている。中でも、巡回スタッフと呼ばれる主婦を中心とするパートタイマーが飲食店を定期的に訪問し、新しいサービスのご紹介や意見・要望などを収集して迅速にフィードバックする人的ネットワーク体制を充実させている。ICT(最先端情報技術)と、人と人とのネットワーク構築による2層のサービス体制で、顧客との関係性をより強化し、外食産業の活性化に大きな貢献をしているのだ。 この躍進を支えているのは、人と人とのつながりを大切にする同社の企業姿勢だ。

今回のオフィス集約も、さらに進化した顧客支援を行うため、社内のコミュニケーション環境を改善し、より効率的な業務ができるオフィス構築を目指し、3拠点を集約するという大規模な移転となった。今回、移転プロジェクトの中心となって移転業務を推進したのは同社管理本部、総務部門総務グループグループ長の小川浩司氏だ。
「正式にオフィス移転が決定したのが昨年5月下旬です。すでに新事務所の入居日が8月1日と決まっていました。資材の手配など工事準備期間を7月からの約1ヵ月間で行い、8月から入居工事とすると、オフィスづくりの検討には実質1ヵ月ちょっとしか時間がなく、早急な判断・決断が求められる場面が多くありました」と振り返る。
移転前は、同じ千代田区内ではあったが、拠点が3ヵ所のビルに分かれていたため、各部署間の動きや取り組みが見えづらくなっていた。また、本拠点を置くオフィスでは、フロアがさらに3つに分かれており、意思の疎通が図り難い状況があったという。同社は、創業時から前例に捉われないビジネスの進化を模索してきた会社だ。常に新しい価値を創造して時代を牽引していく社風があり、それが企業活動の命題にもなっている。だから変化の激しい時代にあっても、順調に業績向上を果たしてきたと言える。
今後もビジネスフィールドの拡大や業務内容の更新を図っていくためには、もっと社員一人ひとりのスキルアップを可能とし、新しいアイデアや企画が生まれやすいオフィス環境が必須だった。

そこで、今回の移転では、次の5つの具体的な目的が社員に共有された。3拠点分散の非効率性の改善、賃貸料の削減、新しい“ぐるなび”を感じさせるオフィス環境の実現、ど通しの良いオフィスの実現、チ和だを高めるコミュニケーションエリアの実現。
しかし、3拠点合わせて約1200人の社員が移転するとなれば、規模的にまとまったスペースが必要となり、高いオフィス賃料を考えると、安易に移転に踏みきるわけにもいかなかった。ちょうどそんな時、アメリカでリーマンショックが起きた。その影響は日本の市場にも波及し、急速にオフィスビルの賃料が下落していった。これが同社にとっては、大きなチャンス到来となった。

オフィスビル選びの条件は「交通アクセス」

2009年7月頃から移転先オフィスビルの情報収集を始めた。仲介業者に依頼した優先条件は“交通アクセスの良さ”だった。営業マンがあらゆるエリアの飲食店を巡るため、拠点となるオフィスは交通アクセスが良いことが必須条件となる。移転前のビルは、最寄駅が有楽町と、比較的交通の便がよく、それより不便な場所への移転は避けたいとの思いがあった。だから、新築ビルも視野に、大手町から平河町までエリアを拡げてオフィス探しを行った。

小川氏は、「このビルに辿りつくまでには3棟ほど内覧をしました。3棟とも条件的にはこれといって引っかかるところはなかったのですが、決定打もなく、なかなか決められずにいました」という。
そんな時、懇意にしている仲介業者 から2010年1月に「日比谷駅付近で、まとまった面積の空きが出る」という未公開情報が届いた。それが当ビルだった。最初は、「まあ行ってみようか」という軽い気持ちだったという。
しかし、東京メトロ日比谷駅徒歩2分という好立地と、グレード感のあるオフィスビルを目にした時、大きく気持ちが動いた。後日、社長や副社長も内覧を行って、移転の意思を固めた。幸いなことに、ビルオーナーも、同社の入居に積極的に動いてくれた。そのため賃料などの条件交渉もスムーズに進んだという。

ワークプレイスなどのオフィス計画では、コミュニケーションを大切にする場としてのフロアづくりが実践され、さまざまな模索が行われた。当初は6〜9階、そして15階の合計約2,128坪を賃貸する予定でいたが、レイアウト段階でさらに13階の0.5フロアも借り増しすることとなった。
結局、合計約2,374坪と、以前の約1,850坪に比べ、約524坪増床の賃貸契約となった。しかし、以前に比べ、賃料が坪単価約1万円下がったことから、移転目的の一つであった賃料削減も実現できた。

機能改善したゆとりとスペース「遊び心と使い勝手」

移転プロジェクトチームは、総務、情報システム部門を中心に人選が行われ、各部門の代表を含め約25人が選ばれた。プロジェクトチームは、週1回のミーティングを開き、それぞれの部門の要望のすり合わせを行った。同社は女性社員の比率が高く、約95%が女性という部門もある。そのため女性社員からの要望も積極的に採り入れていくこととなった。
「女性社員からの要望は、オフィス内にゆとりが欲しい、トイレをもっと機能的にして欲しいなどの声が挙がりました」という。そこで、工夫したのが各フロアに多くのゆとりスペースを設けたことだ。

人が自然に集まってくることから“マグネットスペース”と呼ばれる空間は、各階にテーマを設け、オフィス家具や什器の色、形状などにこだわり、フロアごとに遊び心を採り入れた癒し空間を創出した。部署や業務内容に関係なく、社員がぶらりと立ち寄って、気持ちをリフレッシュしたり、さまざまなアイデアを交換し合ったり、自由に使えるスペースだ。 トイレスペースは、以前のビルでは、他社との共用だったため自由に棚を付けたりすることが難しかったが、今回は、社員の要望に応え、化粧ポーチを置くスペースを設け、全身が映る鏡などを用意して機能的な改善を図った。

ワークプレイスは、各階を同じレイアウトで統一した。パーティションを取り去った広々とした空間に部分的にアクセントを付け、そのフロアに個性を持たせた。受付やエントランス、会長室などは専門の建築デザイナーにレイアウトをお願いした。
結局、若干工事期間が長引くこととなり、入居は、9月の2週、3週、4週と3回に分けて行われた。移転終了後、オフィスの感想を社員にヒアリングしたところ、ブースやキッチンなど、フロア内にゆとりスペースを多く作ったことが非常に好評なことがわかった。
「喫煙スペースも各階に設けました。当社は社員の約30%が喫煙者です。配慮しないわけにはいきませんよね」と笑う小川氏。 オフィス移転を終えての小川氏の率直な感想は、「短期間に非常にアグレッシブに動きました。でも、皆が協働して理想の環境を創っていこうとする面白さが味わえたことはよかったです。以前に比べ、会社としてのまとまりが強くなったのではないでしょうか。今後皆の業務姿勢に注目です。このオフィスづくりの成果が、仕事に還元され花開いていくのが楽しみです」と笑う。

  • 7階のマグネットスペース。テーマはライブラリー。
  • 飲食店の販売ノウハウを提供する「ぐるなび大学」、ライブラリー。
  • 飲食店の販売ノウハウを提供する「ぐるなび大学」セミナールームへと続く廊下。
  • マグネットスペース。テーマはフィールド。テーブルと椅子が合体した近未来的な円盤状のオフィス家具が目を引く。
  • 「和」をテーマにしたスペース。一段高い畳敷きを設けた。

取材協力

株式会社ぐるなび 管理本部 総務部門 総務グループ グループ長

小川 浩司 様


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